Une planification efficace grâce au PGI en ligne ionBIZ
ionProjects a développé l’application web ionBIZ, un PGI qui a pour groupe cible les sociétés informatiques, les entreprises d’ingénierie et les cabinets de consulting, et qui est constamment enrichi de nouvelles fonctionnalités spécifiques. Et c’est Combell qui a été choisie pour se charger de l’hébergement de cette application.
Travailler plus efficacement avec un Progiciel de Gestion Intégré (PGI)
Les entreprises modernes ne peuvent plus se passer d’un PGI. Pour faire court, un PGI offre une vue d’ensemble des principaux processus opérationnels d’une entreprise, qui sont constamment mis à jour, en se basant sur les différentes bases de données des différents départements de l’entreprise (achat, production, vente, comptabilité, etc.). Cela permet de suivre l’évolution de projets et d’obtenir une idée plus précise des flux de travail et des coûts.
ionBIZ : un PGI en ligne spécialisé
Différents acteurs du marché proposent des PGI polyvalents, destinés à un vaste groupe cible. La société malinoise ionProjects s’adresse cependant à un public de niche très spécifique, constitué de sociétés informatiques, entreprises d’ingénierie et cabinets de consulting. Chez eux, tout tourne en effet autour de l’organisation des ressources humaines, ce qui n’est pas le cas des entreprises qui livrent un produit tangible, fabriqué à partir de matières premières. Quel membre de mon équipe possède les compétences nécessaires pour mener à bien ce projet en particulier ? Quand puis-je le mobiliser ? A-t-il entre-temps aussi la possibilité de s’impliquer dans un deuxième projet ? Qu’en est-il de l’évolution des projets ? Et combien de temps a-t-il finalement consacré aux deux projets ? Est-ce que cela correspond au prix calculé ?
ionBIZ, le produit d’ionProjects, a de ce fait mis l’accent sur des fonctionnalités très sophistiquées adaptées aux besoins de ce groupe cible, comme la gestion de projets, la planification, les feuilles de temps, la gestion de tickets, l’assistance et la gestion de portefeuilles.
Quelques composants d’ionBIZ
Le module de gestion de projet permet aux clients de suivre de très près les étapes d’un projet, de la préparation à la finalisation, en passant par la planification, l’exécution et les contrôles, de manière à pouvoir atteindre des objectifs spécifiques plus rapidement et plus efficacement. Le client préfère en effet livrer son projet dans les délais impartis et au prix proposé. Avec le module de gestion de projet, il peut suivre de près l’évolution du projet.
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Le module de planification des ressources permet quant à lui une répartition optimale de la main-d’œuvre, afin que même dans une entreprise dont le personnel est disséminé aux quatre coins du monde et possède toutes sortes de compétences, chacun puisse être affecté au poste qui lui convient le mieux au sein de l’organisation. Avec les feuilles de temps, les heures de travail et le matériel sont facturés correctement et l’utilisateur peut surveiller la progression du budget. Les absences peuvent elles aussi être conservées dans ionBIZ. De très nombreux clients travaillent sur des projets qui doivent être livrés en plusieurs étapes. Ce qu’ionBIZ a de pratique, c’est qu’il utilise plusieurs états d’avancement, comme Sous Réserve, En cours de Demande, Annulé, Refusé, Approuvé.
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La gestion de tickets est utilisée pour assurer le suivi des problèmes : la journalisation de problèmes rencontrés par les clients, la distribution aux personnes adéquates et le renvoi de la solution vers le client via un portail clients. Le suivi des problèmes peut également être utilisé en interne pour effectuer le suivi de projets commerciaux ou de développement de logiciels.
Si un client a p. ex. conclu des Contrats de Niveau de Service pour un projet qu’il est en train d’exécuter, et qu’un problème lui est communiqué, il sera automatiquement informé sur l’urgence de la tâche via le timer et les règles d’escalade.
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Optimisation constante en fonction des commentaires des clients
Depuis sa création, ionProjects s’est concentrée sur une niche spécifique, et a progressivement développé un outil qui est constamment perfectionné pour ce groupe cible. Le département R&D est de ce fait un pilier essentiel de l’entreprise : à partir des commentaires des clients, de nouvelles fonctionnalités sont constamment ajoutées, spécialement pour le groupe cible.
Et cette approche semble avoir porté ses fruits. Aujourd’hui, la clientèle est en effet composée d’une centaine de PME et de grandes organisations, dont Delaware Consulting, BDO, Niko Group, Emakina et autres, où tous les employés comptent sur ionBIZ pour l’exécution de leurs tâches. ionProjects ne peut de ce fait pas se permettre que l’appli soit indisponible, car la perte en termes de productivité serait énorme !
La disponibilité garantie est cruciale
Wim Stevens, Managing Partner chez ionProjects, explique : « Nous étions à la recherche d’un hébergement réellement fiable, avec des garanties en béton. Et Combell a su nous convaincre au niveau de la technique, de la disponibilité garantie, ainsi que du prix raisonnable que tout cela nous coûterait. »
« Les nombreux utilisateurs doivent toujours avoir accès à IonBIZ. Et les CNS en béton de Combell nous garantissent cette disponibilité » [Wim Stevens, ionProjects]
L’opération de migration vers Combell a donc été lancée : ionProjects a opté pour un hébergement infogéré avec un serveur web et un serveur de bases de données. Une décision que Wim Stevens ne regrette pas : « Pour nous, le plus important est que notre application web puisse continuer à tourner de façon stable. Si quelque chose ne tourne pas rond, nos clients le remarquent instantanément – ils ne peuvent plus poursuivre leur travail, les feuilles de temps ne sont pas conservées, etc. Même lorsqu’un problème survient le week-end, il faut pouvoir réagir rapidement. Et Combell fait cela à la perfection ! Nous avons conclu des Contrats de Niveau de Service avec eux, et ils les respectent à la lettre. »
Pour illustrer cette excellente collaboration, Wim Stevens évoque la migration qui a récemment été réalisée. « La base de données tournait sur une ancienne version de Windows server. Nous avions besoin de nouvelles fonctionnalités, et avons de ce fait décidé d’effectuer une migration complète vers un nouveau serveur. Combell a effectué la migration à la perfection, dans la nuit de jeudi à vendredi. Tout s’est déroulé sans aucun problème, et la migration a également été suivie de près durant les jours suivants. À notre grand soulagement, car si quelque chose avait mal tourné, les clients auraient vu apparaître un message d’erreur sur leur écran le vendredi matin, ce qui aurait marqué le début de très gros ennuis ! »
Le choix de l’hébergement infogéré chez Combell offre un avantage supplémentaire, comme l’explique Wim Stevens. « Les sauvegardes sont parfaitement réglées, jusqu’à 30 jours. Il s’agit d’un véritable atout pour nos clients : s’ils ont fait une erreur dans leurs données, ils peuvent la rectifier en revenant jusqu’à 30 jours en arrière. »
Si Wim Stevens recommanderait Combell ? « Certainement ! L’hébergement infogéré de Combell est le scénario idéal pour l’hébergement d’une application web, même lorsque celle-ci est – à l’instar de la nôtre – écrite en interne. »
« L’hébergement infogéré de Combell est le scénario idéal pour une application web qui doit toujours être disponible pour les utilisateurs » [Wim Stevens, ionProjects]
Expansion internationale d’ionProjects
La société de Malines a eu l’opportunité de se développer au niveau international, et elle a finalement traversé notre frontière en 2014. Outre l’ouverture de bureaux à Timisoara en Roumanie, elle a également connu une forte expansion aux Pays-Bas, où elle a ouvert des bureaux à Breda. ionProjects entend perpétuer cette croissance dans un avenir proche, mais ses ambitions ne s’arrêtent pas là, l’entreprise ayant en effet aussi mis le cap sur la Scandinavie et le Royaume-Uni.
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