7 redenen waarom u uw interne Exchange server vaarwel moet zeggen

Het onderzoek

Onlangs hebben wij een nieuwe dienst gelanceerd die onze klanten moet helpen om hun in-house gehoste Exchange te verhuizen naar de professionele Exchange e-mail van Combell. Tijdens de voorbereidingen hielden wij een kleine rondvraag bij de klanten die recent van in-house hosting naar Combell overgestapt waren. Bij die gesprekken merkten wij enkele interessante trends op, en het leek ons de moeite waard om die met u te delen.

Dit zijn de zeven meest voorkomende redenen om voor altijd af te stappen van interne Exchange:

Reden 1 - Beveiligingsrisico's

Volgens klanten is de belangrijkste factor bij de beslissing om de Exchange server intern of extern te hosten, de vraag of de veiligheid er gegarandeerd is. Er zijn meerdere argumenten, maar problemen met de veiligheid is wel het enige dat niet alleen voor altijd een puinhoop kan maken van uw communicatie, maar ook ernstige schade kan toebrengen aan uw bedrijf. Dit is wat het vaakst misloopt met e-mail:

Om te beginnen wordt de communicatie onderbroken. Of het nu veroorzaakt werd door een virus, een DDoS aanval of iets ingenieuzer, u bent uw belangrijkste contactmiddel met uw klanten kwijt. Bij in-house hosting is de tijd om die te herstellen vaak langer. En soms kunnen de data helemaal niet meer hersteld worden. Verder kan, wat erger is, uw e-mail weggekaapt worden - er kan ingebroken worden in uw server om zijn processorkracht te gebruiken om te spammen. En tot slot is het ergste van al dat derden uw informatie in handen kunnen krijgen - paswoorden, bankrekeningen en vertrouwelijke bedrijfsinformatie.

Omdat voorkomen nog altijd beter is dan genezen, kan men om dergelijke problemen te vermijden dure antivirus en antispam software aankopen, en zorgen voor een 24/7 monitoring van de servers. Of men kan natuurlijk ook een hostingbedrijf met ISO-waarmerk op vlak van beveiliging inschakelen om voor de bedrijfsmail te zorgen.

Reden 2 - Een slecht back-up plan

Het tweede belangrijkste argument zijn de back-ups. Vooral wanneer u al een tijdje uw eigen in-house Exchange Server draait, is er veel kans dat er een tekort aan ruimte ontstaat. En u hebt minstens evenveel ruimte nodig om uw back-ups te hosten. Mogen wij u trouwens enkele vervelende vragen stellen: Hoe vaak voert u een back-up uit? Hebt u slechts één kopie? Van welke datum? Is die enkel van de e-mails of ook van de agenda's? En bewaart u die op dezelfde machine?

Dat zijn allemaal geldige vragen, want een verkeerd antwoord op één ervan kan u zuur opbreken wanneer u het minst verwacht. Een gekwalificeerd hostingbedrijf zal niet alleen de kans dat u daadwerkelijk beroep moet doen op een back-up plan tot een minimum herleiden, maar zal bovendien dagelijks back-ups maken van uw mail data. U kunt die tevens permanent en redundant opslaan op verschillende toestellen en media.

Reden 3 - Het is een volledig pakket

Wij hebben een veel voorkomende misvatting opgemerkt bij gebruikers die het idee voor on-premise hosting overwegen - de meerderheid gelooft namelijk dat de in-house oplossing een eenmalige investering is, en dat er geen grote kosten meer volgen zodra de installatie afgerond is. Anderzijds geloven zij wel dat op lange termijn IT outsourcing goedkoper zou zijn.

Vele klanten moeten echter toegeven dat er vaak onverwachte onkosten optreden. Die houden vaak verband met het onderhoud van de software en hardware-omgeving om ze up-to-date te houden. Hostingbedrijven zouden meestal een eindoplossing aanbieden, die niet beperkt is tot de licentie. Het is een gebruiksvriendelijke omgeving, aangevuld met verschillende Microsoft producten om mobiliteit, beveiliging, encryptie, de aanmaak van back-ups, het beheer van documenten en andere te optimaliseren. Producten die de eindgebruiker heel wat zouden kosten.

Dat prachtige complete softwarepakket wordt u aangeboden met als extra kers op de taart: hosting in het best beveiligde datacenter van België. Alle software en hardware updates worden gratis en in de achtergrond uitgevoerd, zonder enige down time.

Reden 4 - Met liefde voor de technologie

Een andere misvatting is dat er niet veel variatie kan zijn in de manier waarop een Microsoft Exchange werkt.

Bij Combell maken wij gebruik van nieuwe technologie die de manier waarop email verwerkt wordt revolutionair wijzigt. Onze servers zijn schaalbaar, de werklast wordt verdeeld om een maximale efficiëntie en betrouwbaarheid te verzekeren. Wij hebben geïnvesteerd in unieke zelfhelende software die problemen minimaliseert veroorzaakt door corrupte bestanden. Wij hebben een nieuwe schakel in de keten gecreëerd, de Mailprotect Servers, die uw communicatie op malware filteren en uw boodschappen opslaan ingeval van downtime van de e-mailservers; zodra de verbinding hersteld is, worden de boodschappen veilig in uw mailbox afgeleverd.

Reden 5 - De behoefte aan goede ondersteuning

Er kunnen zich wel hoge onverwachte onkosten voordoen in de vorm van software en hardware upgrades, maar de hoogste kosten die vermeld worden zijn nog altijd de ondersteuning.

U hebt iemand nodig die voldoende gekwalificeerd is om een werkende, maar betaalbare hardware configuratie samen te stellen. Die persoon moet de omgeving installeren, voor de beveiliging zorgen, licenties aankopen en meestal ook een aantal opleidingen geven aan de personeelsleden. Het is een volledige dagtaak.

Al snel daarna wordt de behoefte aan minstens één bijkomende helpdeskmedewerker onvermijdelijk - om de servers 's nachts te monitoren of voor het geval de hoofdverantwoordelijke vakantie neemt. De jaarlijkse kosten kunnen ver in de zes cijfers lopen.

Reden 6 - Geld is niet om te lachen

Een van de vaakst aangehaalde redenen waarom onze klanten de in-house oplossing de bons gaven, was dat zij zich na een tijd realiseerden dat het al die moeite niet waard was. De druppel die de emmer deed overlopen was niet altijd dezelfde, maar geld speelt toch wel een rol. Na de set-up, het loon van de IT-afdeling, de beveiligingssoftware en de voortdurende betalingen voor upgrades en updates... het bekende verhaal.

Gewoonlijk is het slechts een kwestie van tijd vooraleer duidelijk wordt dat het plan in duigen valt. Kunt u geen geld besparen, dan kunt u tenminste proberen het juiste te doen - en het in de handen van de experts leggen.

Reden 7 - Goede connecties

Als reden nummer zeven haalden onze klanten de nood aan centralisatie aan. De meeste van de 'bekeerlingen' hadden al een domein geregistreerd bij Combell, en hadden daarna gebruik gemaakt van de gratis website verhuisdienst om hun website bij ons te hosten in plaats van op het kantoor. En daarna wordt het natuurlijk tijd voor de e-mail.

Hebt u reeds een provider die u vertrouwt, die de klus voor u kan klaren, dan hebt u geluk. Gewoonlijk kunt u in dergelijke gevallen voor een lagere prijs een hogere toegevoegde waarde krijgen. En het risico is minimaal voor u.

U moet natuurlijk wel op zoek gaan naar een gevestigd bedrijf dat bekend staat voor de hoge kwaliteit van zijn werk, dat u een hoog veiligheidsniveau kan bieden, redelijke prijzen, en een onvermoeibare support.

Vandaag de dag nog hardware en software licenties aankopen is zoals een 20 jaar oude auto kopen. Hij is goedkoper in aanschaf, maar kost meer op lange termijn om te onderhouden, hij is onbetrouwbaar, minder milieuvriendelijk en kan niet geüpgrade worden...

Bij Combell geloven we dat wij dit allemaal bieden. En u bent welkom om uw e-mail bij ons te hosten. Speciaal voor u hebben wij onze gratis Exchange platform verhuisdienst in het leven geroepen. U kunt uw verhuismanager vandaag nog contacteren!