Bespaar kosten en tijd dankzij werken in de cloud

Wat is dat, werken in de cloud?

De cloud, dat is eigenlijk een netwerk van servers. Wanneer je werkt in de cloud, dan werk je dus niet op je eigen hardware (je computer of de infrastructuur van jouw bedrijf), waarop je eigen software geïnstalleerd staat, maar werk je via het internet of een ander netwerk op servers die zich elders bevinden.

Je kan als bedrijf je eigen cloud hebben voor bijvoorbeeld jouw website of voor het uitbesteden van je IT-infrastructuur. Voor die achterliggende infrastructuur van ‘de cloud’ kan je kiezen uit verschillende vormen. In ons artikel "Kiezen tussen de publieke, private of hybride cloud" gaan we nader in op die verschillen. Zo kom je aan de hand van ons advies te weten welke vorm voor jouw bedrijf het beste geschikt is.

Op die infrastructuur in de cloud worden verschillende diensten aangeboden in een "as-a-service" vorm. Jij kan dus gewoon een abonnement nemen op diensten in de cloud, en voor de rest moet jij je nergens iets van aantrekken: je cloud provider zorgt voor het onderhoud van de diensten én van de infrastructuur. Handig, niet?

Voor- en nadelen van werken in de cloud

Uit het voorgaande heb je al kunnen afleiden dat werken in de cloud tal van voordelen heeft, zoals:

Maar er zijn toch ook wel wat nadelen. Ontdek alle voor- en nadelen, samen met tips voor de juiste cloud keuzes in ons artikel: "De voor- en nadelen van Cloud Computing".

Een in-depth uitleg over cloud computing, de daarbij gebruikte technieken en termen lees je in ons artikel "Wat is cloud computing".

Back-ups in de cloud om dataverlies te vermijden

Je bent je er wellicht niet van bewust, maar ongetwijfeld maak je zelf al gebruik van software in de cloud in vele vormen. Denk aan online opslag zoals Dropbox, Google WorkSpace en OneDrive, samenwerkingstools zoals Slack, marketingtools zoals Salesforce, enz.

Die online opslag is ook handig als back-up voor je bestanden. Ook dat gebruik je nu ongetwijfeld al - denk aan Google Photos en het automatisch bewaren van je foto's op je iCloud bij Apple-toestellen. Maar voor je bedrijf doe je toch nog altijd beter beroep op een professionele back-up dienst in de cloud, zoals Veeam Cloud Connect. Die maakt niet alleen automatisch, op bepaalde intervallen, een volledige back-up, maar controleert die ook op de integriteit van de data. Zo voorkom je dat je bij een calamiteit een vorige back-up wil herstellen, maar tot je afgrijzen vast moet stellen dat die corrupt is!

Zelfs wanneer je in-house back-ups maakt op je eigen servers, is zo'n online back-up aangeraden: bij een brand of andere noodsituatie is jouw online back-up altijd nog beschikbaar. Een back-up in de cloud is eigenlijk een must geworden, om je bedrijf te beveiligingen tegen een aanval met ransomware. Die kan je hele bedrijf platleggen, en je heel wat geld kosten aan verloren arbeidsuren, plus de afkoopsom om de sleutel voor het ontcijferen van je data in handen te krijgen. Om van de reputatieschade niet te spreken.

Digitaliseren en werken in de cloud zorgen voor business continuïteit

Om efficiënter te werken, digitaliseren bedrijven steeds meer hun bedrijfsprocessen, van de boekhouding tot de manier van vergaderen en samenwerken. Die digitalisatie is dan meteen een opstap naar werken in de cloud: als je documenten digitaal zijn, is het veel gemakkelijker ze in de cloud te bewaren en te bewerken, ze te delen met externe partners, te analyseren, prognoses te maken, en zo je bedrijf vooruit te helpen.

Ga je bijvoorbeeld je boekhouding in de cloud voeren, dan is het ook gemakkelijker je documenten te delen met het boekhoudsysteem dat je accountant "as-a-service" aanbiedt. Of je documenten zelf in te voeren in de beheersmodule ervan. Je werkt met e-invoicing voor je uitgaande facturen, en facturen van je leveranciers ontvang je eveneens digitaal. Wat een besparing aan tijd en archiefruimte! En door die enorme papierberg te voorkomen ben je ook ecologisch bezig.

Net zo met je HR-afdeling. De meeste sociale partners bieden nu een HR-platform aan waarop je alle payroll-administratie kan uitvoeren, van rekrutering tot loonberekening: alle processen worden versneld.

Voor bijna elke sector zijn er cloudplatformen of software-as-a-service beschikbaar, die je bedrijf efficiënter laten werken in de cloud. Dankzij digitalisering kan je efficiënter werken, moet je minder tijd besteden in interne processen, en heb je meer tijd over voor je kerntaak en je klant.

Dankzij werken in de cloud kan je efficiënter werken, moet je minder tijd besteden aan interne processen, en heb je meer tijd over voor je kerntaak en je klant.

Werken in de cloud biedt ultieme vrijheid

Werken in de cloud zorgt ervoor dat je bedrijf onder alle omstandigheden kan blijven draaien, ook als fysieke toegang tot je kantoren niet mogelijk is, door sneeuwval of andere slechte weersomstandigheden, door stakingen van het openbaar vervoer, enz.

Want wanneer je documenten in de cloud staan, en de tools van je werknemers online beschikbaar zijn, kunnen zij aan de slag gaan en hun dagelijkse taak uitvoeren, waar zij zich ook bevinden. Alles wat zij nodig hebben is een computer en internetverbinding. En je bedrijf blijft draaien!

Je werknemers zijn voortaan niet meer gebonden aan een vaste plek op kantoor. Zij kunnen van thuis uit werken, vanuit een antenne van je bedrijf, een co-workingplace, maar ook vanuit een rustig vakantieoord wanneer de omstandigheden thuis niet ideaal zijn. En lonkt de zon, dan kan je werknemer zich met zijn computer in het park installeren. Het doet er niet toe waar je werknemer werkt, het voornaamste is dat het werk gedaan wordt.

En in tijden van nood, zoals de coronacrisis, blijft je bedrijf dankzij digitalisering van je processen en het telewerken gewoon draaien. Werken in de cloud is een cruciale voorwaarde voor de continuïteit van je bedrijf geworden.

Hoe je op de juiste manier het telewerken tot vast onderdeel van je bedrijfsproces maakt, lees je in ons artikel "Telewerken, zo begin je eraan".

Tools om jouw werken in de cloud te optimaliseren

Werken in de cloud kan al starten met één abonnement, wat je vaak al hebt zonder erbij stil te staan. Maar kan gaan tot de volledige outsourcing van jouw IT-omgeving.

In sommige gevallen kan één productiviteitssuite alle aspecten van de taken van je werknemers dekken. Er zijn tal van tools zoals Dropbox en Google Docs om bestanden te delen en Slack of Zoom om te vergaderen. Maar onze favoriet is Microsoft 365; die combineert niet alleen beide functies, maar biedt je nog veel meer tools om efficiënter samen te werken in de cloud, zoals:

In andere gevallen echter kan het nodig zijn dat je je interne server(park) volledig naar de cloud brengt. En dat is werk waar je best niet alleen aan begint. Neem hiervoor specialisten onder de arm, die je bij deze outsourcing kunnen helpen.

Heb jij nog vragen over werken in de cloud? Contacteer ons gerust. Onze experts werken graag samen met jou de perfecte cloud-omgeving uit voor jouw bedrijf of toepassing.