Decovry: met Microsoft 365 (Office 365) staan al onze documenten centraal

Decovry, een platform om nieuwe design-producten te ontdekken, koos voor online werken met Microsoft 365 (Office 365) bij Combell. Het Gentse bedrijf, dat aan een razendsnelle internationale uitbreiding bezig is, was vooral op zoek naar een plek waar de immens vele bestanden voor alle medewerkers toegankelijk zijn.

Online werken met Microsoft 365

Dagelijkse zoektocht naar nieuwe design-producten

De website van Decovry, een platform dat in 2011 opgericht werd door Carole Meert, ademt stijl uit. Het concept van het bedrijf draait dan ook volledig rond design. Dagelijks trekt een team medewerkers, de 'designscouts', erop uit om over de hele wereld naar nieuwe producten te zoeken. Die worden dan voor een kortlopende verkoop van 7 dagen via de website aangeboden.

Zo kunnen de Decovry-leden, die ook gepassioneerd zijn door design, kennismaken met deze nieuwe design- en lifestyle producten. Steven Coppens, Managing Director: "Met Decovry als gids en curator moeten onze leden niet langer zelf op grote portals of social media op zoek gaan naar leuke design spulletjes. En bovendien genieten zij een week lang van speciale kortingen."

Maar tegelijkertijd is Decovry voor designers een springplank naar verdere ontdekking. Opkomende designmerken krijgen er meer visibiliteit voor hun ontwerpen, en hun producten worden zo in heel Europa opgepikt. Zo is Decovry een en-en verhaal: zowel de design-fans als de ontwerpers varen er wel bij!

Begin 2020 zette Decovry een belangrijke stap met de overname van sectorgenoot Monoqi. Met 5 miljoen gebruikers is het nu de koploper op de Europese designmarkt geworden.

5 miljoen gebruikers - dat vereist een vlotte werking

De ontdekkingstochten en de verwerking ervan zorgen wel voor een immense hoeveelheid bestanden: foto's, productfiches, info van de designers, gebruikersgegevens enz. Enkele decennia geleden zou dit tot overvolle kantoren met uitpuilende archiefkasten geleid hebben. Die tijd ligt gelukkig al lang achter ons. Niet alleen economisch en ecologisch is het veel interessanter om documenten te digitaliseren, maar ook voor het samenwerken is dit een grote stap vooruit. Zo kan je altijd aan de laatste versie van een document werken, vanop kantoor, van thuis uit of op de baan.

Eens de keuze naar digitalisering is gemaakt, is het zaak om de juiste tools te kiezen waar iedereen makkelijk in kan werken en zijn weg vindt in de bestanden. En Microsoft 365 biedt je daarvoor de oplossing.

Microsoft 365: centrale opslagruimte zonder kopzorgen

Decovry werkte reeds met aangekochte Office-licenties. De kantoorsuite van Microsoft bezorgde de 13 vaste medewerkers wel de nodige productiveitstools, maar loste het grootse probleem niet op: een centrale plek waar alle bestanden voor elke medewerker toegankelijk waren -waar, wanneer of vanop welk toestel zij ook werkten.

Daarom stapte Decovry in 2016 over naar Microsoft 365 (Office 365) bij Combell. Per gebruikerslicentie heb je bij Combell Microsoft 365 recht op een opslagruimte in OneDrive van 1 TB - en als dat niet voldoende is, kan je dit gemakkelijk uitbreiden via het Combell-dashboard. Voor Decovry was hiermee de oplossing gevonden: alle documenten staan centraal, toegankelijk voor alle medewerkers en zij zijn altijd synchroon.

Microsoft 365 (Office 365) bij Combell is een gemakkelijke manier om Office te runnen: geen zorgen meer om updates of synchronisatie - Steven Coppens, Managing Director Decovry

Microsoft 365 biedt je alle tools om productief te werken

Wanneer je, zoals Decovry, voor de Business Standard optie kiest, kunnen je medewerkers de nodige onderdelen van de Office productiviteitssuite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, ….) downloaden op hun eigen computer, tablet en smartphone. Standaard zijn dat 5 toestellen per gebruiker, maar dit kan je aanpassen en up/downgraden afhankelijk van het aantal gebruikers. Zo kunnen zij altijd in hun vertrouwde omgeving werken. En wanneer zij onderweg zijn, kunnen zij inloggen op de online versie van deze tools. Offline werken blijft uiteraard ook mogelijk, vermits alle documenten gedownload kunnen worden.

Via Outlook hebben je medewerkers niet alleen altijd en overal toegang tot hun mail, maar wordt de mails ook automatisch gesynchroniseerd op alle toestellen. Als extraatje kan je bij Combell een onbeperkt aantal e-mailadressen aan je domeinnaam koppelen en wordt er dagelijks een back-up van je mails gemaakt. Zo verlies je nooit een mail, zelfs bij een computercrash!

Ook het online samenwerken verloopt heel soepel: via gedeelde agenda's zien je medewerkers wanneer collega's vrij zijn zodat het inplannen van een vergadering uiterst vlot verloopt. Via de gedeelde to-do lijstjes zijn zij onmiddellijk op de hoogte van de stand van zaken bij projecten, zodat zij hun eigen werk hierop kunnen afstemmen.

Snelle hulp bij problemen

Maar zelfs indien je al deze tools niet meteen nodig hebt, blijft Microsoft 365 bij Combell dé manier om productiever en efficiënter te werken. En bieden een of meerdere tools jou de oplossing die je zocht voor jouw specifiek probleem. Denk aan samenwerken aan documenten, agenda's op elkaar afstemmen, presentaties altijd bij de hand hebben, up-to-date met de juiste cijfers, enz. Voor Decovry was dat: eindelijk alle documenten centraal kunnen zetten in OneDrive, zodat iedereen toegang heeft.

De overgang van hun offline licenties naar Microsoft 365 bij Combell verliep vlot. De accountmanager die door Combell aan Decovry toegewezen was, stond tijdens die periode klaar met raad en daad en was dagdagelijks beschikbaar.

Ook nu worden de medewerkers van Decovry onmiddellijk geholpen wanneer zij een probleem ervaren. "De begeleiding door Combell is heel professioneel en snel. Wij hebben wel een eigen accountmanager, maar daar moeten wij niet zo vaak beroep op doen: de experten van de helpdesk helpen ons meteen, en in de meeste gevallen volstaat hun advies.  Maar indien nodig kunnen zij de vraag escaleren," aldus Steven Coppens.

Het helpdesk-team van Combell bestaat inderdaad uit experten op alle terrein en het is 24/7 bereikbaar. Zo word je als Combell-klant snel geholpen en ben je minder afhankelijk van de bereikbaarheid van je eigen accountmanager. Steven Coppens: "Nu wij Microsoft 365 hebben, is het veel gemakkelijker om Office te runnen: wij moeten ons geen zorgen meer maken om updates en synchronisaties van de laatste versies".

En ook dat is weer een groot pluspunt, zelfs wanneer je over een eigen IT-afdeling beschikt. Jouw mensen moeten zich niet langer bezighouden met deze problemen, en hebben hun handen vrij om zich volledig te focussen op jouw core business - jouw applicatie of service.

Misschien is Microsoft 365 (Office 365) bij Combell ook iets voor jouw bedrijf? Wij reiken je alvast 7 redenen aan om voor Microsoft 365 te kiezen. Overtuigd of toch nog vragen? Contacteer onze helpdesk - onze deskundige medewerkers helpen je graag verder!

Ontdek Microsoft 365 bij Combell