E-mails die hun bestemming bereiken, zo zorg je ervoor

Bij onze support komt vaak de vraag binnen: waarom komen mijn mails niet aan bij de bestemmeling of belanden ze daar in het spam-postvak? Onze experts geven je enkele tips die ervoor zorgen dat je mail veilig belandt in het IN-vakje van de geadresseerde.

Wat je leest in dit artikel: twee belangrijke oorzaken voor opgeslokte mails

Neen, er is geen harig mail-monster dat je e-mails stiekem verorbert. Dat je mail niet toekomt bij je correspondent, heeft verklaarbare oorzaken. De twee voornaamste zijn:

1. Je mail wordt als spam beschouwd. 

2. Je stuurt veel mails tegelijkertijd.

In beide gevallen is de oplossing afhankelijk van de manier waarop je je mails verstuurt: vanuit je eigen mailbox, of vanuit je webhosting zoals een formulier op je WordPress-site. Je krijgt van ons tips voor beide gevallen.

Belangrijk om weten: verzend je mails via je eigen mailbox, op je domeinnaam, dan loop je het minste risico dat je mails tegengehouden worden. Je kan je dan namelijk via het SPF-protocol authentiseren.  Voor het versturen van mails via je webhosting reiken wij je ook enkele tips aan –waarvan de belangrijkste: je webhosting is niet bedoeld voor het versturen van massa mailings. Daar bestaan speciale tools voor.

Probleem 1: je mail lijkt spam

1. Bij verzending vanuit je eigen mailbox

Je verzendt vanuit je eigen mailbox geen massamails, maar toch komt je mail in de spamfilters terecht.

Wanneer jij mail verzendt moet je jezelf authentiseren. Bewijzen dat jij wel degelijk bent wie je beweert te zijn. Je kan immers heel gemakkelijk in je mailclient het "van" adres "spoofen", dus vervalsen. Doe je dit niet en ontbreekt de authenticatie, dan zal jouw e-mail veel gemakkelijker als spam aanzien worden.

Het gebruik van bepaalde "gevoelige" woorden in de body van je mail, waarop spamfilters automatisch reageren zoals “gratis” of “porno”, verhoogt dan nog eens de kans dat je mail als spam beschouwd wordt.

Ga voor een domeinnaam waaraan je je mailadres koppelt en waarvoor je over een mailserver kan beschikken. Dan kan je ook een SPF-record activeren. Met het Sender Policy Framework bevestig je vanuit welke e-mailservers mails verstuurd worden met jouw domeinnaam als afzender. Zo kunnen spamfilters verifiëren dat de mails die jij zelf verstuurt, vanuit jouw mailserver, wel degelijk legitiem zijn. Lees meer over het SPF-record.

2. Bij verzending vanuit je Linux webhosting

Bij verschillende soorten webhosting kan je vanuit je website automatisch mails verzenden. Je bezoekers kunnen bijvoorbeeld via een webformulier een bestelling plaatsen in je webshop, een commentaar geven op jouw posting. Maar de ontwerper van een website kan ook het verzenden van een (beperkte) mailing voorzien. Door in de code de mailfunctie aan te roepen, en zo automatisch mails te verzenden. Ook hier kan je dus op problemen stoten. Wij raden je het gebruik van deze methode dan ook niet aan.

Je mails worden niet geauthentiseerd, wat de kans vergroot dat zij aan de spamfilters blijven plakken.

De mails worden verstuurd van een @webhosting.be webadres. Dit heeft echter geen SPF-record specifiek voor jouw domein en kan dus niet geauthentiseerd worden.

Gebruik de PHP-mailfunctie niet voor het versturen van nieuwsbrieven of marketingmails maar configureer in de PHP-code een specifieke mailserver.

Probleem 2: de limiet van je mailbox

1. Bij verzending vanuit je eigen mailbox

Je stuurt bijvoorbeeld een mail aan jezelf, met een aantal personen in bcc. Die mail wordt niet verstuurd.

Afhankelijk van je mailprovider kan je een beperkt aantal mails per kwartier, half uur of uur versturen. Stuur je er meer, dan worden de mails geblokkeerd. Je moet dan wachten om een nieuwe reeks mails te kunnen versturen.

Een mail die je aan jezelf verstuurt, met een aantal personen, bijvoorbeeld 25, in bcc (blind carbon copy) telt niet als één mail, maar als 26 mails. Bij een mail met hetzelfde e-mailadres in de "to" en "from" velden gaan bovendien de rode lichten bij de spamfilters branden.

Vermijd dergelijke vorm van mailen. Wil je eenzelfde mail naar meerdere personen sturen, gebruik dan een e-mailmarketingtool zoals Flexmail.

2. Bij verzending vanuit je Linux webhosting

Net zoals hierboven: je bezoeker kan een e-mail verzenden via je website.  Om bijvoorbeeld een product te bestellen, maar ook om commentaar te geven op een posting. In het eerste geval, de transactionele mails, gaat het om beperkt verkeer. Bij commentaren op postings kan het verkeer sterk stijgen, wanneer de discussies verhit worden. En dan loop je vast op de limieten van je mailserver.

Bij de mailfunctie van PHP heeft je hostingbedrijf het aantal mails beperkt. Ook  Combell hanteert een limiet om de mailservers niet te zwaar te belasten.

Gebruik de PHP-mailfunctie enkel voor transactionele mails of mails vanuit een contactformulier, waarvoor je niet veel mails verwacht. Wil je toch mailings verzenden aan grote groepen mensen, werk dan met een speciale mass mailing mailserver, of doe beroep op een mail marketingtool zoals Flexmail.

Massa-mailings: daar bestaat een tool voor

Voor elk doel bestaat de juiste tool. Voor een gewoon fietstochtje naar de bakker volstaat een klassieke oma-fiets. Maar wil je deelnemen aan een wedstrijd, dan heb je een koersfiets nodig.

Net zo bij mail. Wanneer je veel mails tegelijkertijd gaat verzenden met dezelfde inhoud kom je in de problemen. Denk aan een nieuwsbrief of een marketingcampagne voor je bedrijf.

Zo’n massa-mailing vanuit een gewoon mailprogramma verzenden, is om problemen vragen. Beter is het om beroep te doen op een gespecialiseerde tool: e-mailmarketing-software zoals Flexmail, die gratis inbegrepen is in je Combell-hosting.

Enkele belangrijke pluspunten van een tool als Flexmail:

Algemene tips voor e-mails die aankomen op hun bestemming:

• Een generisch e-mailadres zoals Gmail of jouw naam@provider.be geeft je correspondent niet veel vertrouwen in jouw professionaliteit. Vooral wanneer je een bedrijf contacteert voor een vraag, een offerte, of om je diensten aan te bieden.

  Doe het ineens goed, met je eigen domeinnaam en een e-mailadres op je domeinnaam. En als je daar je eigen website aan koppelt, waar je referenties kan vermelden, een showcase van reeds gerealiseerde projecten, dan ben je goed op weg om een nieuwe klant te winnen!
  Ontdek meer redenen waarom een professioneel zakelijk e-mailadres belangrijk is.

• Je hoeft niet eens een mailbox op die domeinnaam te nemen: je kan gewoon je mails laten forwarden naar je Gmail of @provider.be mailbox. Een eigen mailadres op je domeinnaam is in 1-2-3 aangemaakt, en je geloofwaardigheid gaat met sprongen vooruit.
• Het is dus veel beter om meteen een eigen mailbox aan je domeinnaam te koppelen. Je kan dan meerdere mailadressen aanmaken zoals administratie@jouwdomein.be, verkoop@jouwdomein.be enz.

Worst practices - dit heeft de spamfilter niet graag:

• Bepaalde trefwoorden (dear, gratis, porno, ...)
• Een grote afbeelding en maar weinig tekst
• Mails met flikkerende letters in alle kleuren van de regenboog
• Een slecht gevormde e-mail
• Gemaskeerde linken naar externe websites
• Speciale en of exotische tekens / symbolen
• Het “From” en “to” veld bevat  hetzelfde e-mailadres
• Je domeinnaam kan geen e-mails (antwoorden) ontvangen, omdat er geen  MX-records zijn ingesteld. Records instellen doe je via je MyCombell-controlepaneel.
• Je domeinnaam verwijst niet naar een website

Samengevat

Kies voor een eigen mailbox op je domeinnaam, zodat je kan authentiseren via SPF. Verzend vanuit die mailbox, niet vanuit je webhosting, tenzij het om weinig mails gaat waarbij je smtp-auth.mailprotect als server instelt. Voor veel mails kies je Flexmail of een speciale mass-mail service.

Ontdek het aanbod van Flexmail, gratis voor Combell-klanten: