Telewerken: zo begin je eraan

De stap om telewerken in te voeren in je bedrijf neem je best niet overhaast. Er komt heel wat voorbereiding aan te pas, zoals het uitstippelen van een strategie. En uiteraard ook de juiste softwaretools om het werk goed te organiseren! Wij overlopen de stappen die je moet nemen.

Download ons gratis e-book over telewerken

Telewerken zit in de lift

Door de coronacrisis zagen veel bedrijven zich gedwongen om in alle haasten het telewerken te organiseren voor hun medewerkers - het was de enige manier om de continuïteit van hun bedrijf te verzekeren. Uit een rapport van de FOD Mobiliteit en Vervoer blijkt dat hoe groter de werkgever is, hoe meer de werknemers aan telewerken doen. Maar ook voor kleine bedrijven is telewerk een opportuniteit.

Hoe begin je er echter aan en hoe zet je een goede strategie uit die zowel jouw werknemers als jouw bedrijf ten goede komt? Want je wil uiteraard ook je werknemers nog blijven aansturen, en er zeker van zijn dat zij effectief werken. In dit artikel tonen wij hoe jouw onderneming de eerste stappen kan zetten naar een goede balans tussen kantoor- en telewerk.

 

Stap 1: Waarom telewerken invoeren?

Een goed plan begint met de juiste motivatie. Wat hebben mijn bedrijf en mijn werknemers erbij te winnen? Daarover kon je al lezen in ons artikel "Remote working: de voor- en nadelen". Het sleutelwoord hierbij is wel zelfstandigheid. Bij een groter bedrijf bijvoorbeeld hebben veel werknemers al een grote zelfstandigheid om het werk in te delen. Voor hen betekent de stap naar telewerken geen grote verandering - zij bepalen hun dagindeling net zo goed op kantoor als thuis. Voor andere werknemers kan telewerken daarentegen een erg grote verandering zijn, die weerstand oproept.

Denk daarom helder na over wat telewerken voor jouw bedrijf en je werknemers betekent:

 

Stap 2: Giet telewerken in vorm

Na voor jezelf duidelijk uitgemaakt te hebben dat het invoeren van telewerken wel degelijk iets is voor jouw bedrijf, en je jouw visie hierover duidelijk doorgesproken hebt met alle betrokkenen (eventueel inclusief de vakbond), ga je het concreet uitwerken. Ga uit van 3 vragen: waar, wanneer en wie?

1. Waar moet het telewerken gebeuren?

Vergeet niet dat de plek waar je werknemer telewerkt niet altijd "thuis" moet zijn. Dat kan op een coworking plek zijn in de nabijheid van de woonplek van je werknemer. Of op een antenne van je bedrijf in een andere provincie. Of zelfs een kantoorbus, speciaal ingericht voor telewerken.

 

2. Wanneer moet het telewerken gebeuren?

Hierbij moet je een onderscheid maken tussen structureel en occasioneel telewerken:

• Structureel telewerken

Het telewerken wordt meteen al vastgelegd in het arbeidscontract. Daarin staat op welke vaste momenten je werknemer van thuis uit werkt (of andere vorm van telewerken). Je kan daarbij voor elke werknemer bijvoorbeeld een andere dag bepalen, of omgekeerd een vaste dag bepalen waarop iedereen op kantoor aanwezig moét zijn.

• Occasioneel telewerken

Je kan ook je medewerker zelf laten kiezen wanneer hij wil telewerken, waarbij hij uiteraard altijd toegang moet hebben tot de tools om van thuis uit te kunnen werken. En ook mensen die gewoonlijk niét telewerken, kan je van thuis uit laten werken bij uitzonderlijke omstandigheden (barre weersomstandigheden die voor geblokkeerde wegen zorgen, treinstakingen, enz.)

 

3. Wie komt in aanmerking voor telewerken?

Niet elk werk is geschikt voor telewerken. Voor een magazijnier of een onthaalbediende is het onontbeerlijk dat hij zijn taak op de werkplek zelf uitvoert. Het is aan jou als werkgever om te bepalen wie in aanmerking komt voor telewerken en wie niet. Je kan trouwens ook in het arbeidsreglement vastleggen voor welke functies telewerken geldt.

 

Stap 3: Bepaal je aanpak

Nu moet je nog de praktische kanten uitwerken, de fysieke arbeidsomstandigheden die telewerken voor je medewerkers mogelijk maken. Er zijn 3 belangrijke pijlers die zowel door jou als je medewerker op voorhand overeengekomen moeten worden.

1. Een geschikte werkplek om te telewerken

Overleg met je werknemer of hij wel een rustige plek heeft om te telewerken. Heeft hij een goed scherm en de juiste ergonomische stoel? Desnoods stel jij die ter beschikking.

 

2. Tools en software die telewerken mogelijk maken

De manier waarop jouw bedrijf werkt, moet telewerken mogelijk maken. Je werknemer moet immers toegang hebben tot de data die hij nodig heeft om zijn taak uit te voeren. Maar anderzijds staan ondernemers vaak kritisch tegen deze digitalisering, die ook ervoor kan zorgen dat je medewerker snel afgeleid is. Hieronder vind je een opsomming van tools die telewerken werkbaar maken.

 

3. Je werknemer moet mee zijn in het telewerken

Belangrijk in het telewerken blijft de visie: deelt jouw werknemer dezelfde visie over telewerken als jijzelf Staat hij achter jouw visie, en wil hij zich daaraan aanpassen? Wanneer jij hem toont dat je hem vertrouwt en de juiste tools, zowel fysiek als digitaal, ter beschikking stelt, zal hij ongetwijfeld veel gemakkelijker meegaan in jouw verhaal. En uiteraard moet je ervoor zorgen dat je werknemer in alle veiligheid zijn werk kan verrichten. Daarover lees je meer in: "7 tips om je thuiswerkplek te beschermen tegen hackers".

 

Deze tools maken telewerken tot een succes

Bestandsdeling en samenwerken

Tools: Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, Office), Google Docs, Intranet, Citrix, Dropbox

Of je nu een klein of groot bedrijf hebt, iedereen moet met elkaar samenwerken. Gelukkig kan je daarvoor rekenen op heel efficiënte tools, die het werken op het thuisbureau mogelijk maken. Om te beginnen moet je ervoor zorgen dat alle documenten die je aanmaakt op een plek staat waar iedereen eraan kan: de cloud. Met tools zoals OneDrive (Microsoft), Dropbox of G-Suite Docs (Google) hebben je werknemers snel en gemakkelijk vanop afstand toegang tot documenten die zij met elkaar delen.

Grotere bedrijven werken vaak met een eigen 'intranet'. De werknemers kunnen dan van thuis uit inloggen op hun pc op het werk. Maar omdat het aanleggen en onderhouden van een intranet toch wel wat kosten met zich meebrengt, en de nodige technische kennis vergt, komt dit minder vaak voor bij kleinere bedrijven. Zijn die kosten geen bezwaar voor jou, en heb je de nodige IT-krachten in huis, dan is zo'n vaste omgeving toch wel aan te raden voor je medewerkers.

Je kan echter ook opteren voor het Microsoft 365-aanbod van Combell. Het grote voordeel daarvan is dat dit pakket alle tools omvat die jouw medewerkers nodig hebben om van thuis (of elders) te telewerken: OneDrive, samenwerken aan Word en Excel bijvoorbeeld. Zij moeten slechts één keer inloggen en hebben deze tools meteen bij de hand - op de eigen computer of via de cloud. Doordat alle onderdelen van Microsoft 365 zo nauw met elkaar verbonden zijn, is het ook veel gemakkelijker om als team samen te werken met de verschillende tools. En als kers op de taart kan je Microsoft 365 op je eigen domeinnaam installeren, waarbij de Combell-experts je van A tot Z helpen om de overgang te maken.

 

Communicatie en organisatie

Tools: Slack, Outlook, Microsoft Teams, Skype, Zoom, Webex, Join me, Yammer, Trello, Asana, Proofhub

Wil je team efficiënt samenwerken, dan moet het de nodige tools hebben om een overzicht te houden en met elkaar in contact te blijven. Al deze tools zijn geschikt voor zowel grote als kleine bedrijven, maar zij hebben elk wel hun eigen specifieke functie. Zo gebruik je Slack voor snelle communicatie met korte berichten, of voor korte mededelingen aan je medewerkers. Teams, Skype, Zoom en Webex gebruik je voor webmeetings. Trello en Asana kan je het best vergelijken met digitale prikborden, die de gele post-its vervangen.

Ook hier heb je de mogelijkheid om voor deze functies beroep te doen op de tools die in het Microsoft 365-aanbod van Combell vervat zijn: Outlook voor mail en agenda, Skype en Teams voor webconferenties, enz.

 

Marketing, sociale netwerken

Tools: Facebook Creatorstudio, Canva, Hootsuite, Buffer, Adobe Creative Cloud

Ook je marketeers en communicatie-experts kunnen hun taak perfect via telewerken uitvoeren, en ook zij hebben verschillende tools ter beschikking om in team te werken. De Creatorstudio van Facebook bijvoorbeeld, met de vele functies uit Hootsuite of Buffer die reeds standaard geïntegreerd zijn. Canva en Adobe CC zijn geschikt voor het ontwerpen van lay-out en voor grafische opdrachten.

Zal het je verwonderen dat ook in het Microsoft 365 aanbod bij Combell verschillende marcom-tools vervat zijn? Met Sway maak je marketing materiaal zoals presentaties, e-boeken en white papers, Connections gebruik je voor slimme e-mailmarketing, en Listings om vanuit één controlepaneel alle listings van je bedrijf te beheren op platformen zoals Google, Bing, Yelp, ...

 

De hardware moet ook in orde zijn

Nodig: laptop, monitor, toetsenbord, muis, bureaustoel, headset

De meeste bedrijven zullen er zelf voor zorgen dat hun werknemers het nodige materiaal hebben om te telewerken. Het eenvoudigste is uiteraard een laptop, maar ook een werk-smartphone is aangeraden. Werken met een goed scherm, een toetsenbord is echter comfortabeler dan altijd op het kleine scherm te moeten turen, en een goede ergonomische bureaustoel is aangeraden om toch meer dan 7u per dag op te zitten. Overleg met je werknemer of zij dit nodig hebben, en tracht tot een regeling te komen die jullie beiden kan tevredenstellen.

Download onze handleiding tot telewerken

 

Of contacteer onze digitale samenwerkingsexperten om dit stappenplan samen met jou te vertalen in de meest geschikte tools voor jouw bedrijf.