Waarom een professioneel e-mailadres belangrijk is

Ga je met je bedrijf of organisatie online, dan kan je niet zonder een doordachte domeinnaam en goedwerkende website. Maar wist je dat je als ondernemer ook een professioneel e-mailadres nodig hebt? Want vanuit je zaak communiceren via gratis mailadressen van Gmail en Hotmail ... Dat gaan we niet meer doen. Willen we dat afspreken? We leggen je uit waarom.

Straal professionaliteit en vertrouwen uit

Geen paniek: natuurlijk mag je voor je privéleven nog een mailadres van bijvoorbeeld outlook.com of gmail.com gebruiken. Zolang je maar geen irritante kettingmails rondstuurt. 😉 Communiceren met je klanten doe je op een andere manier. Gratis e-mailadressen passen gewoonweg niet bij de professionaliteit van jouw bedrijf.

Zou jij het vertrouwen als je plots een mail krijgt van klusjesmanpatrick123@hotmail.com? Wie kiest voor een professioneel e-mailadres, tovert dat mailadres om tot patrick@kluswerkenpeeters.be. Laat die mails van Kluswerken Peeters maar komen! Dat ziet er als een te vertrouwen onderneming uit.

Werk en privé scheiden

Voor je zaak een louter professioneel e-mailadres gebruiken, is ook een mooi voorbeeld van werk en privé gescheiden houden. Met je klanten communiceer je via het professionele adres, je schoonmoeder afwimpelen doe je via je privé mailadres. Een kwestie van juiste prioriteiten stellen.

Met je professioneel e-mailadres maak je gratis reclame

Met elke mail die je stuurt, maak je gratis reclame. Terwijl jouw klanten en contacten geen idee hebben wie Klusjesmanpatrick123 is, merken ze dankzij een zakelijk e-mailadres meteen (en altijd!) de naam van je website en onderneming op.

Gratis, maar misschien niet voor eeuwig

Ontzeg jezelf die makkelijke manier om je merknaam uit te bouwen niet! Je bent namelijk nooit de eigenaar van het gratis e-mailadres dat je bij je provider gekregen hebt. Ga je weg bij bijvoorbeeld Telenet of Proximus? Zeg dan ook maar bye, bye tegen je mailadres. Met een eigen domeinnaam, blijft jouw bijhorend professioneel mailadres zolang bestaan als je zelf wil - zelfs wanneer je voor jouw domein of website van hostingbedrijf verandert!

Laat e-mailadressen meegroeien op ritme van je bedrijf

Als startende ondernemer of kleine zelfstandige moet je weleens verschillende petjes opzetten. Mailboxen beheren is alvast één balletje minder dat je in de lucht moet houden. Als kleine zelfstandige kan je bijvoorbeeld klantendienst@jouwdomein.be aanmaken, boekhouding@jouwdomein.be en verkoop@jouwdomein.be. Alle mails komen centraal bij jou terecht voor behandeling. Catch-all, heet dat.

Wanneer jouw bedrijf later genoeg gegroeid is om aparte departementen voor verkoop, klantendienst of boekhouding op te starten, dan blijven de mailadressen gewoon bestaan en kan je met aparte mailboxen starten.

Baas van je eigen mailadres

Bij je eigen domeinnaam met bijhorend mailadres ben jij de baas. Je kiest zelf welk basis mailadres je gebruikt en wat voor aliassen je aanmaakt. Zo verwelkom je toekomstige (nieuwe) medewerkers met een eigen zakelijk e-mailadres. Of verlaat een collega je organisatie? Beheer zelf de mailboxen en wis of wijzig wanneer je wil.

Pas de grootte van je mailbox aan

Bij gratis mailproviders is de grootte van je mailbox beperkt. Vinden klanten massaal de weg naar je online contactpagina en heb je een grotere mailbox nodig? Kies voor Combell als jouw hostingpartner en bestel via je controlepaneel heel simpel extra volume of meer mailboxen.

Beveilig jouw mailbox tegen virussen en spam

Als je een professionele mailbox beheert, wil je er niet heel de tijd spam uitvissen. Hostingbedrijven zoals Combell bieden bij mailhosting ook een virusscanner aan die schadelijke mails tegenhoudt nog voor ze in jouw mailbox terechtkomen. De intelligente Combell spamrobot blokkeert e-mails van afzenders die op spamlijsten staan of verdachte algoritmes gebruiken.

Combell biedt jou zelfs een Sender Policy Framework (SPF) aan. Dat is een validatiesysteem dat als een schild zal werken tegen spoofing. Zo voorkom je dat er iemand een onveilige e-mail uit jouw naam of bestaand e-mailadres verstuurt. Bovendien moet je je dankzij SPF geen zorgen maken dat mailfilters jouw e-mailadres als spam rapporteren.

Extra bescherming en back-ups van je e-mails

Bovendien kan je bij Exchange Hosting of een Microsoft 365 (Office 365) mailbox rekenen op MailProtect. Die bescherming op serverniveau staat garant voor uitgebreide controles op virussen, spam en spyware, maar maakt ook e-mail back-ups voor jou. Je verliest nooit meer een cruciale e-mail.

PS: dat smoesje kan je dus niet meer gebruiken ter vergetelheid.