Yesplan kiest Combell-cloud als antwoord op specifieke noden

Ook cultuurhuizen willen efficiënter werken, en de ERP-software Yesplan helpt hen bij hun digitale automatisering. Voor de hosting van zijn softwareplatform koos Yesplan Combell als vaste partner. Wouter Vermeylen en Johan Brichau van Yesplan leggen uit waarom.

Yesplan: geautomatiseerde back-office voor cultuurhuizen

Yesplan is een software-as-a-service (SaaS) ERP-systeem dat specifiek gebruikt wordt in een bepaalde sector, die van de cultuur. Het softwareplatform is oorspronkelijk ontstaan vanuit de Vooruit in Gent, om de back-office van dit cultuurcentrum te automatiseren. Ondertussen is het uitgegroeid tot een platform dat in 9 Europese landen actief is, waar 250 theaters en poppodia gebruik maken van Yesplan.

Wouter Vermeylen, Managing Director: "Wij verzorgen de volledige automatisering van de back-office van cultuurhuizen: theaters, poppodia, festivals zoals De Vooruit. De Vooruit bijvoorbeeld heeft 91 medewerkers, waarmee het 720 activiteiten organiseert: voorstellingen, concerten, debatten, gespreid over een 5 speelzalen. Dit wordt allemaal gepland en gemanaged in Yesplan."

De app vereenvoudigt de planning en programmatie van de activiteiten, en laat ook toe om de juiste middelen voor de juiste plaats te reserveren of personeel in te plannen waar en wanneer het nodig is. Het boekhoudluik geeft een duidelijk overzicht van alle inkomsten en uitgaven - wat ook bij culturele activiteiten een noodzaak is.

Wouter Vermeylen: "Letterlijk alles wordt gepland in Yesplan. Daar vinden de medewerkers alle activiteiten terug, zodat zij altijd op de hoogte zijn, ook van last minute wijzigingen. Maar ook de artiest werkt met Yesplan, zodat hij weet in welke loge hij ondergebracht wordt, en kan aangeven welke drankjes er voor hem klaargezet moeten worden bijvoorbeeld".

Werken met Yesplan betekent dat alle informatie op één centrale plek verzameld wordt. Door het duidelijke draaiboek is er altijd een helder overzicht van de planning - kortom: Yesplan zorgt voor het stroomlijnen van de workflow.

Volgens Wouter zijn er twee kenmerken die Yesplan onderscheiden van gelijkaardige applicaties van concurrenten. Enerzijds het feit dat de app geboren is vanuit de cultuursector, vanuit Vooruit. Ook vele medewerkers komen uit de sector of hebben er een hoge affiniteit mee. Zij begrijpen heel goed de problemen waarmee organisaties en medewerkers op de vloer dagdagelijks geconfronteerd worden. Die feedback verwerkt Yesplan voortdurend in zijn updates.

Een tweede factor is het onbeperkt aantal gebruikers. Wouter: "Yesplan werkt alleen als iedereen met de software werkt. Traditionele softwarebedrijven werken met een prijs per gebruiker, terwijl wij een prijs vragen voor de voltallige organisatie. Daardoor hebben die licenties in overvloed, zodat iedereen van de organisatie met Yesplan kan werken."

Yesplan heeft ook een API, zodat externe ontwikkelaars verder kunnen bouwen op de software om die bijvoorbeeld te integreren in hun ticketing software. Dan vertelt één druk op de knop hoe het staat met de ticketverkoop. Ook een koppeling met de eigen website van het cultuurhuis is mogelijk, zodat de basisgegevens van een evenement rechtstreeks vanuit Yesplan naar het CMS van de site vloeien.

"Wij ontwikkelen Yesplan volledig in-house, het is dus custom development. Onze noden zijn dan ook zeer specifiek."

Specifieke sector, specifieke noden

Yesplan is een 100% SaaS-applicatie, wat betekent dat het platform volledig in de cloud draait, op infrastructuur van Combell. Johan Brichau, CTO van Yesplan, legt uit waarom: "Wij ontwikkelen Yesplan volledig in-house, het is dus custom development. Onze noden zijn dan ook zeer specifiek. Wij kunnen niet terugvallen op elders bestaande specificaties. En daar heeft Combell ons van het begin af ondersteund om te zoeken naar de juiste configuratie voor onze managed servers."

De specifieke eigenschappen waarmee Yesplan scoort brengen ook specifieke vereisten mee. Het aantal gebruikers is haast onbeperkt, wat grote schaalbaarheid vereist. Samenwerking en communicatie staan centraal in de app. En voorstellingen worden nu eenmaal vaak op verschillende locaties gegeven, zodat de medewerkers van overal moeten kunnen werken. Het cloudplatform van Combell beantwoordt aan al die vereisten.

Johan Brichau: "Wij zijn in 2011 bij Combell terechtgekomen toen wij als starter op zoek waren naar een betrouwbare hostingpartner. En dan vooral een partner die zeer dicht bij ons stond, om ons te kunnen helpen als expert bij onze infrastructuur, zodat wij ons konden focussen op de ontwikkeling van onze applicatie."

Uiteraard heeft Yesplan met verschillende partners gesproken tijdens de opstartperiode. Johan was echter onder de indruk van het geavanceerde aanbod van Combell. "Al in 2011 werkte Combell met SSD-disks. Zo kon het een performant hostingplatform aanbieden met automatische fail-over wanneer er een host down gaat. En dat gaf de doorslag, omdat uptime voor ons cruciaal is."

Momenteel draait Yesplan op een VMware-platform, met meer dan 20 verschillende virtual machines. Die moeten paraat staan voor de 10.000 gebruikers, waarvan er gemiddeld een 2.000 gelijktijdig het applicatieplatform gebruiken. En de database met meer dan 3,5 miljoen verschillende evenementen moet 24/7 snel beschikbaar zijn.

Johan geeft een voorbeeld uit de praktijk. "De evenementen databank moet altijd zeer snel bevraagd kunnen worden door de eindgebruikers. Hebben zij bijvoorbeeld iemand aan de lijn die een evenement wil organiseren, dan moet de ganse databank snel doorlopen kunnen worden om te zien welke tijdstippen nog vrij zijn. En 's avonds, wanneer het evenement plaats heeft en er zich iets voordoet, dan moet informatie over bijvoorbeeld contactpersonen direct beschikbaar zijn. Uptime én performantie zijn erg belangrijk."

"De 99,99% uptime waarborg van Combell is voor ons echt cruciaal". 

Combell maakt deel uit van ons team

Yesplan levert niet alleen de software, maar zorgt ook voor de implementatie ervan. Wat soms toch aanpassingen vraagt qua infrastructuur bij de klant. Maar ook daar schiet Combell ter hulp, vertelt Johan: "Wat Combell voor ons uniek maakt, is de directe bereikbaarheid van de mensen die de servers beheren. Zij maken eigenlijk een beetje deel uit van ons team. Wij kunnen hen aanspreken als we met bepaalde vraagstukken of uitdagingen zitten, zodat wij op een informele manier tot een oplossing kunnen komen."

Ook de uptime is zeer belangrijk, zo meent Wouter Vermeylen: "Ondertussen zijn er al heel wat organisaties die met Yesplan werken. 250 in heel West-Europa, die 10.000 eindgebruikers vertegenwoordigen. Zij organiseren 7 dagen op 7, 24 uren op 24, activiteiten. En dus is de 99,99% uptime waarborg van Combell voor ons echt cruciaal."

Internationale uitbreidingsplannen

Met Combell als betrouwbare hostingpartner ziet de toekomst voor Yesplan er rooskleurig uit. In de beginjaren (2011-2016) concentreerde Yesplan zich vooral op Vlaanderen en Nederland, om daar marktleider te worden. Wouter legt uit waarom de startup-jaren zo belangrijk waren: "Wij wilden vooral het product, dat toch zeer complex is, matuur maken. En bewijzen dat wij een goed product hadden, waarover de klant tevreden is, vooraleer dat naar andere regio's uit te dragen."

Vanaf 2016 keek Yesplan over de landgrenzen heen, en richtte het kantoren op in Den Haag, Londen en Oslo, om vandaar 12 Europese regio's te bedienen.  De volgende fase breekt aan in 2020: na bewezen te hebben dat het binnen Europa een 'wereldspeler' kan zijn, wordt de overstap voorbereid naar de VS, Canada en de rest van de wereld.

Ook daarvoor rekent Yesplan op Combell: "Door onze geografische uitbreiding over Europa en potentieel de hele wereld, groeit het aantal klanten zeer snel. Dat betekent dat wij ook snel nieuwe servers moeten kunnen opzetten. Via het cloudplatform van Combell krijgen wij die snel opgeleverd."

"Wat Combell voor ons uniek maakt, is de directe bereikbaarheid van de mensen die de servers beheren. Zij maken eigenlijk een beetje deel uit van ons team."

Benieuwd naar nog meer customer cases over de Combell hosting voor webapps en SaaS-apps? Of ben je op zoek naar performante hosting voor jouw eigen toepassing - van e-commerce tot big data, van Virtual Office tot IT-outsourcing? Laat onze klantengetuigenissen jou overtuigen. En vraag je je af hoe Combell hosting jouw business een niveau hoger kan tillen? Contacteer ons, onze experts bespreken graag met jou wat mogelijk is.

Contacteer ons voor cloud consultancy services